Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Secondia, eenmanszaak (sole trader) naar Australisch recht, ABN [aan te vullen]. Een Belgische vennootschap wordt momenteel opgericht en zal deze rol overnemen. Contact voor elke vraag over uw gegevens: contact@secondia.app.

2. Welke gegevens we verwerken, waarom en op welke grondslag

Bezoekers van de site: anonieme bezoekersmeting (Vercel Analytics, zonder cookies of persoonlijke identificatoren). Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) om het gebruik van de site te begrijpen.

Formulieren (diagnose, proefperiode, contactaanvraag, chat): naam, kantoor, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, uw bericht. We gebruiken ze om u te antwoorden en uw proefperiode voor te bereiden. Grondslag: precontractuele maatregelen (art. 6.1.b).

Klanten: accountgegevens, facturatie (verwerkt door Stripe, wij zien uw kaart nooit) en documenten die u ons toevertrouwt. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) en wettelijke boekhoudkundige verplichtingen (art. 6.1.c). Voor oproepen die onze agenten voor uw rekening behandelen, treden wij op als verwerker: zie onze verwerkersovereenkomst (DPA).

B2B-prospectie: we contacteren Belgische boekhoudkantoren op basis van openbare bronnen (naam van het kantoor, gepubliceerd zakelijk e-mailadres, website). Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) om een dienst voor te stellen die nuttig is voor hun activiteit. Elke e-mail bevat een uitschrijflink met één klik. Na een bezwaar contacteren we u niet meer en bewaren we alleen uw adres op een uitsluitingslijst, om die weigering te respecteren.

3. Gmail (Google)

We gebruiken de Gmail-API van Google uitsluitend voor onze eigen mailbox contact@secondia.app, met twee rechten: gmail.send, om vanaf dat adres e-mails te versturen die we hebben goedgekeurd; gmail.readonly, om de antwoorden in die mailbox te lezen, te sorteren en een ontwerpantwoord voor te bereiden dat we nalezen vóór elke verzending.

We hebben geen toegang tot de Gmail-account van derden. Gelezen berichten worden opgeslagen op ons werkstation en in onze Supabase-database (EU). Om een antwoord voor te bereiden, kan de inhoud worden doorgegeven aan onze AI-leverancier (Anthropic), die ze niet gebruikt om zijn modellen te trainen. Gmail-gegevens worden nooit verkocht, nooit voor reclame gebruikt en door geen enkele mens gelezen behalve door onszelf om onze correspondentie te behandelen. De toegang kan op elk moment worden ingetrokken via myaccount.google.com/permissions.

Secondia's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

4. Ontvangers en verwerkers

Google (Workspace, e-mail), Vercel (hosting van de site, Verenigde Staten), Supabase (database, EU), Stripe (betaling), Resend (service-e-mails), Anthropic (AI), Retell (spraakagent). We verkopen geen gegevens.

5. Doorgiften buiten de Europese Unie

Sommige leveranciers zijn gevestigd in de Verenigde Staten. De doorgiften steunen op het EU-VS Data Privacy Framework wanneer de leverancier daarvoor gecertificeerd is, en anders op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijnen

Chatberichten: 180 dagen. Aanvragen en prospecten zonder vervolg: 12 maanden na het laatste contact. Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt, daarna verwijderd bij opzegging, behalve boekhoudstukken die 7 jaar worden bewaard (Belgische wettelijke verplichting). Uitsluitingslijst voor prospectie: zolang het bezwaar geldt.

7. Uw rechten

U hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (ook tegen prospectie, zonder motivering). Schrijf naar contact@secondia.app: we antwoorden binnen een maand. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Cookies

De site plaatst geen reclame- of meetcookies. Er worden alleen technische cookies gebruikt: taalkeuze, inlogsessie voor de klantenruimte en Stripe-betaling. Daarvoor is geen toestemming nodig.

9. Wijzigingen

We werken deze pagina bij als onze verwerkingen veranderen. De versiedatum staat bovenaan de pagina.