Klanten aanmanen stelt u uit. Wij manen elke vervallen factuur aan, 3 dagen na de vervaldag.
Zelfstandigen, kmo's, boekhoudkantoren: facturen blijven liggen omdat aanmanen vervelend is. Een assistent stuurt voor elke vervallen factuur een e-mailherinnering, 3, 10 en 20 dagen na de vervaldag, tactvol en onder uw naam. De berichten worden door ons voorbereid, persoonlijk met u gevalideerd, en zijn in dienst binnen 5 werkdagen. Geen uitgaande oproepen, geen incasso, geen wonderbeloftes.
Wat doet de dienst Aanmaningen van Secondia concreet?
Hij leest het geëxporteerde bestand van uw facturen (Peppol, Odoo, Billit, Yuki, Exact of eender welke CSV of Excel), spoort de facturen op waarvan de vervaldatum voorbij is en verstuurt aanmaningen per e-mail (3, 10 en 20 dagen na de vervaldag), door ons voorbereid en persoonlijk met u gevalideerd. Hij belt uw klanten nooit en doet geen incasso: als een klant betwist, komt het dossier bij u terug. Vanaf 149 €/maand excl. btw, operationeel binnen 5 werkdagen.
2026: de factuur is gestructureerd, de vertraging blijft menselijk
Elektronische facturatie is verplicht tussen Belgische btw-plichtige bedrijven (Peppol-netwerk, het officiële kanaal om facturen uit te wisselen). Uw verkoopfacturen zijn nu goed gestructureerd: referentie, bedrag, vervaldatum. Precies wat een correcte aanmaning nodig heeft.
Dit is het gemiddelde verschil, in Europa, tussen de afgesproken en de werkelijke betaaltermijn tussen bedrijven (Intrum, European Payment Report 2026). Meer dan de helft van de bevraagde bedrijven verwacht meer onbetaalde facturen.
Zo laat vertrekken onze aanmaningen na de vervaldatum: eerst vriendelijk, daarna kordater. De meeste zelfstandigen hebben geen tijd om ze op tijd te versturen. Dat is ons engagement.
Bron van het cijfer 20 dagen: Intrum — European Payment Report 2026. Europees gemiddelde, geen voorspelling voor uw onderneming.
Door ons voorbereid, persoonlijk gevalideerd, verstuurd onder uw naam
Aanmaningen per e-mail, in drie stappen
Drie herinneringen na de vervaldag (3, 10 en 20 dagen na de vervaldag): dat is ons standaardengagement, aanpasbaar aan uw betalingsvoorwaarden. Eerst een vriendelijke herinnering, dan een kordate, ten slotte een laatste bericht voordat het dossier terug naar uw boekhouder of naar uzelf gaat. Elk modelbericht wordt door ons voorbereid en persoonlijk met u gevalideerd vóór de eerste verzending.
Belgische toon, uw briefhoofd
U-vorm, factuurreferenties. Als uw algemene voorwaarden dat voorzien, vermelden we verwijlintrest en forfaitaire vergoeding (wet van 2 augustus 2002 over betalingsachterstand tussen bedrijven). Niets agressiefs, niets anoniems: uw bedrijf of uw naam schrijft.
Opvolging van betalingen
De assistent vergelijkt wat gefactureerd en wat betaald is, op basis van het bestand dat u uit uw facturatiesoftware exporteert. Er vertrekt geen aanmaning voor een al betaalde factuur.
Maandelijks cijferrapport
Opgevolgde facturen, verstuurde aanmaningen, ontvangen antwoorden, dossiers die u zelf moet behandelen: een feitelijk overzicht in uw klantenportaal. Geen beloofd recuperatiepercentage, enkel echte cijfers.
Het dossier komt terug naar u als het nodig is
Klant die betwist, vraag om in schijven te betalen, delicate klant: de assistent stopt en legt het dossier bij u. U beslist, hij voert uit.
Operationeel binnen 5 werkdagen
U geeft ons het geëxporteerde bestand van uw facturen en uw regels (termijnen, uitzonderingen, klanten die nooit aangemaand worden). Wij bereiden de berichten voor, u valideert, en het loopt.
Wat de assistent niet doet — en niet zal doen
- —Geen uitgaande telefoonoproepen: aanmaningen gaan per e-mail (en desgewenst per brief die u zelf afdrukt). Geen robot die uw klanten belt.
- —Geen incasso: wij zijn geen gerechtsdeurwaarder en geen incassobureau (dat schulden voor u int). Na het laatste bericht gaat het dossier terug naar u of uw boekhouder.
- —Geen blinde aanmaningen: zonder betrouwbaar factuurbestand wordt niets verstuurd. Liever één correcte reeks dan een salvo foute e-mails.
- —Geen beloofd recuperatiepercentage (het deel van de facturen dat dankzij de aanmaningen betaald wordt): we tonen wat verstuurd en wat betaald is, punt.
Iedereen die factureert en een hekel heeft aan aanmanen
Boekhoud- en accountantskantoren
Voor uw eigen ereloonnota's (uw facturen aan uw klanten). Zie de pagina voor kantoren.
Meer weten →Zelfstandigen en vrije beroepen
Artsen, advocaten, architecten, consultants: ereloonnota's die blijven liggen omdat aanmanen vervelend is. De assistent doet het tactvol, onder uw naam.
Meer weten →Kmo's en vakmensen
Tien tot honderd facturen per maand, één zaakvoerder die alles doet: aanmanen is de eerste taak die vergeten wordt als het druk wordt. Hier wordt ze niet meer vergeten.
Meer weten →Onthaal Essentieel — één van de twee diensten: aanmaningen
Installatie 490 € excl. btw, eenmalig. Zonder vaste looptijd. Continuïteitsgarantie: wordt het afgesproken doel niet gehaald, dan werken wij verder zonder het abonnement te factureren tot het wel gehaald wordt. De installatie blijft wel verschuldigd.
U neemt de facturen, de oproepen, of beide. Onthaal Kantoor bundelt beide diensten: ze is voor wie zowel oproepen als betalingen mist. (Kiest u de oproepen met Onthaal Essentieel: 300 minuten inbegrepen per maand.) Het volledige overzicht staat op de tarievenpagina.
Peppol, facturatiesoftware, conformiteit
Wat verandert Peppol voor mijn aanmaningen?
Sinds 1 januari 2026 lopen facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven via Peppol, een officieel netwerk om elektronische facturen uit te wisselen. Elke factuur draagt een referentie, een bedrag en een vervaldatum die een computer kan lezen. De assistent weet dus wat, wanneer en voor hoeveel aan te manen, zonder overtypen of fouten in bedragen.
Ik factureer met Odoo, Billit, Yuki of Exact: werkt dat?
U exporteert uw facturen uit uw software (CSV- of Excelbestand, of een standaard boekhoudexport) en wij lezen dat bestand. Dat werkt overal, vanaf dag één. Een rechtstreekse koppeling met uw software is mogelijk geval per geval, na analyse; we beloven ze niet zolang we ze niet met u getest hebben.
Wie schrijft de aanmaningen? Krijg ik klachten van klanten?
De modelberichten worden door ons voorbereid, in uw toon, en vóór de eerste verzending persoonlijk met u gevalideerd. Klanten die voorzichtigheid vragen worden uitgesloten of bij u gemeld. U kunt elke aanmaning vooraf nalezen, of de gevalideerde reeks laten lopen.
Belt de assistent mijn klanten?
Nee, nooit. Aanmaningen zijn schriftelijk (e-mail). Geen uitgaande oproepen, geen aanmaningen per telefoon. Verdient een dossier een telefoontje, dan belt u of uw boekhouder — het dossier komt voorbereid bij u aan.
Wat kost het, en hoeveel ga ik recupereren?
De dienst Aanmaningen komt overeen met de formule Onthaal Essentieel: 149 €/maand excl. btw en 490 € installatie excl. btw, zonder vaste looptijd. Het gerecupereerde bedrag beloven we niet. We tonen elke maand wat aangemaand en wat betaald is; u oordeelt.
Is dit conform de AVG (gegevensbescherming) en de Europese AI-wet (AI Act)?
Aanmaningen gebruiken facturatiegegevens (naam, e-mail, referentie, bedrag). Geen gezondheidsgegevens, geen bankgegevens van uw klanten. De e-mails vermelden dat ze met hulp van een AI zijn voorbereid en door uw onderneming gevalideerd. Details, verwerkers en bewaartermijnen staan op onze conformiteitspagina.
Hoeveel van uw facturen wachten op een aanmaning?
Twee minuten diagnose: we zeggen u of de dienst Aanmaningen volstaat, of dat u er ook baat bij heeft uw oproepen te laten beantwoorden. Schriftelijk voorstel binnen 3 werkdagen.
Start mijn diagnose