AI-telefooncentrale · Kantoren en kmo's in België
Uw AI-telefooncentrale. Elke oproep beantwoord.
Onze AI-assistent antwoordt in uw naam wanneer u niet kunt opnemen. Hij zegt meteen dat hij een AI is, noteert het bericht en stuurt het u binnen 15 min. Dringend? Hij geeft de oproep door aan een mens. Door ons voorbereid, persoonlijk met u gevalideerd, operationeel binnen 5 werkdagen.
Gratis, 30 minuten, vrijblijvend.
Wat is een AI-telefooncentrale voor kmo's concreet?
Een spraakassistent die uw oproepen beantwoordt: de hele dag, of enkel wanneer u niet opneemt. Hij zegt vanaf de eerste seconde dat hij een AI is, noteert het bericht en geeft dringende oproepen door aan een mens. Hij neemt de stem niet op. Secondia installeert en volgt hem op voor zelfstandigen en kmo's in België: vanaf 149 €/maand excl. btw met 300 inbegrepen minuten, operationeel binnen 5 werkdagen, zonder vaste looptijd.
Een virtuele receptioniste die zegt dat ze er een is
Een AI-telefooncentrale is een spraakassistent die in uw plaats opneemt. Men noemt hem ook virtuele receptioniste of AI-telefoonsecretariaat. Hij begrijpt wat de beller zegt en antwoordt binnen het kader dat u vastlegt. Voor de rest geeft hij u het bericht door. Hij beslist niet in uw plaats: hij neemt de oproepen op die u belemmerden om te werken.
Voor een kmo of kantoor is de nood zelden « een pratende robot »: het is de klantenoproep niet meer missen die binnenkomt tijdens een consultatie, een werf of een zitting, en geen voltijdse functie meer betalen voor een taak van twee uur per dag. Dat is precies wat deze assistent doet, en niet meer.
Vier dingen die hij doet, in deze volgorde
1. De AI kondigt zich aan vanaf de eerste seconde
« Goedendag, u bent bij [uw onderneming], ik ben de AI-assistent van het kantoor. » Geen menselijke voornaam, geen vaagheid. De Europese AI-wet (AI Act, art. 50) eist het: de beller moet weten dat hij met een AI spreekt. Het stelt hem ook gerust.
2. Hij begrijpt de vraag en noteert een duidelijk bericht
Wie belt, waarom, of het dringend is, hoe terugbellen. U krijgt het bericht per sms en in uw klantenportaal, in enkele regels. Geen opname om te herbeluisteren.
3. Dringende oproepen worden doorverbonden naar een mens
U legt de regels vast: bepaalde woorden (« dringend »), bepaalde uren, bepaalde klanten. De oproep gaat dan naar uw lijn, een collega of een wachtdienst. De assistent improviseert niet: wat buiten het kader valt, meldt hij u.
4. Hij stelt een afspraak voor en bevestigt ze
Desgewenst stelt de assistent vrije uren uit uw agenda voor, bevestigt per sms en stuurt een herinnering. Zonder medische reden of gevoelige gegevens: een uur, een naam, een nummer.
U behoudt uw nummer. Uw klanten bellen hetzelfde.
Concreet gebruiken we een « doorschakeling ». Dat is een instelling van uw lijn, zoals op een gsm: uw oproepen gaan naar de assistent in plaats van in het luchtledige te rinkelen. U kunt ze aan- en uitzetten wanneer u wilt.
1
Hetzelfde nummer voor uw klanten
Ze bellen het nummer van uw visitekaartjes, uw website en uw facturen. Uw nummer blijft bij uw operator: niets op te zeggen, niets over te dragen.
2
U kiest wanneer de assistent overneemt
Ofwel voor alle oproepen, ofwel alleen wanneer u na enkele beltonen niet opneemt, wanneer uw lijn bezet is of buiten uw uren. Wat kan, hangt af van uw lijn: we controleren het samen met u.
3
We stellen de doorschakeling samen met u in
Bij een doorschakeling gaan uw oproepen naar de assistent in plaats van in het luchtledige te rinkelen. Daarvoor krijgt u een nummer voor uw kantoor. De instelling gebeurt bij uw operator (Proximus, Orange, Telenet, VOO…) of op uw telefooncentrale (het systeem dat uw lijnen op kantoor beheert), vaak met een code of een optie in uw klantenzone. We doen het samen, aan de telefoon.
4
Testoproepen vóór de ingebruikname
Op uw echte nummer, samen met u beluisterd. Niets gaat in dienst zonder uw akkoord.
5
Op elk moment terug
U zet de doorschakeling uit en uw lijn rinkelt zoals voorheen. Uw nummer blijft het uwe.
Goed om te weten: afhankelijk van uw abonnement kan uw operator het deel van de oproep dat naar de assistent wordt doorgeschakeld aanrekenen. We bekijken uw abonnement samen met u bij de installatie.
De inbegrepen minuten, en de prijs als u ze overschrijdt
Onthaal Essentieel
Installatie 490 € excl. btw
300 belminuten inbegrepen per maand
Eén dienst naar keuze: uw oproepen of uw onbetaalde facturen
Onthaal Kantoor
Installatie 990 € excl. btw
600 belminuten inbegrepen per maand
Beide diensten: uw oproepen en uw onbetaalde facturen
Systeem Kantoor
Installatie 1 490 € excl. btw
1 000 belminuten inbegrepen per maand
Beide diensten, plus CRM-opvolging (visueel dashboard) inbegrepen
Op maat
Installatie vanaf 2 990 € excl. btw
Inbegrepen minuten volgens wat wij opnemen
Meerdere vestigingen, software van uw beroep, taken die zich herhalen
Als u de inbegrepen minuten overschrijdt: 0,50 € excl. btw per minuut, gefactureerd de maand nadien. We verwittigen u wanneer u 80 % van uw minuten hebt gebruikt. U kunt op elk moment naar een hogere formule. Geen enkele oproep wordt midden in een gesprek afgebroken.
Secretaresse in loondienst, menselijk telesecretariaat, AI-assistent die wij beheren
| Criterium | Secretaresse in loondienst | Menselijk telesecretariaat | Secondia |
|---|---|---|---|
| Maandelijkse kost | ≈ 3 200 – 4 200 € werkgeverskost (bruto + RSZ + vakantiegeld) | Vanaf 129 €/maand + 1,29 – 2,10 € per behandelde oproep (marktpeiling 2026) | 149 € – 449 €/maand excl. btw + installatie |
| Beschikbaarheid | Kantooruren, buiten verlof en afwezigheden | Contractuele uren, vaak 8-19 u op weekdagen | Volgens uw regels: de hele dag of bij overloop, ook 's avonds, in het weekend en op feestdagen |
| Wat de beller hoort | Een persoon | Een persoon (externe dienstverlener) | « AI-assistent van uw onderneming », vanaf de eerste seconde |
| Volume | Eén oproep tegelijk | Facturatie per oproep, wachtrijen op piekmomenten | 300 tot 1 000 min inbegrepen per formule, meerdere oproepen tegelijk |
| Opstart | Aanwerving + opleiding: meerdere weken | Enkele dagen tot weken | Binnen 5 werkdagen, configuratie persoonlijk gevalideerd |
| Buiten de telefoon | Agenda, post, fysiek onthaal | Soms agenda | Aanmaningen voor onbetaalde facturen, hulp aan uw klanten, website, lokaal gevonden worden op Google (formules) |
| Beperkingen | Afwezigheden, personeelsverloop, vaste kost | Wisselende kwaliteit, geen nachtdienst | Geen fysiek onthaal, geen complex relatiewerk, geen gezondheidsgegevens |
Indicatieve referenties, geen beloftes: ≈ 3 500 €/maand werkgeverskost voor een voltijdse secretaresse in België (vork 3 200 – 4 200 € volgens paritair comité en anciënniteit); tarieven telesecretariaat van publieke sites van Belgische aanbieders in 2026. Details in onze vergelijkingen vs secretaresse en vs telesecretariaat.
Zijn grenzen, zwart op wit
- —Hij vervangt geen fysiek onthaal en geen delicate onderhandeling: daar blijft de mens beter. Beide gaan goed samen.
- —Hij verwerkt geen gezondheidsgegevens: geen reden van consultatie, geen genoteerd symptoom. Een artsenpraktijk gebruikt hem voor afspraken, herinneringen en administratieve vragen.
- —Hij belt nooit om te verkopen: geen telefonische prospectie, geen aanmaningen per telefoon. Aanmaningen voor facturen gaan per e-mail.
- —Hij neemt geen audio op. Hij maakt een transcriptie en een samenvatting, bewaard gedurende 30 dagen en daarna verwijderd.
- —Als hij het niet weet, zegt hij dat, noteert hij het bericht en geeft het aan u door. Hij verzint geen antwoord.
Conformiteit: Europese AI-wet, gegevensbescherming, Belgische telefonie
De Europese AI-wet (AI Act, art. 50) eist dat de beller weet dat hij met een AI spreekt. Die regel geldt sinds 2 augustus 2026: onze assistent zegt het vanaf de eerste seconde. Geen audio-opname (in België moeten alle deelnemers aan het gesprek instemmen). De tekst van het gesprek en de samenvatting worden 30 dagen bewaard. Geen gezondheidsgegevens, contractueel (de DPA, de overeenkomst over uw gegevens). Verwerkers, rechten van bellers en rechtsgrond staan op een aparte pagina.
Lees de conformiteitspagina →De vragen die men stelt vóór het tekenen
Wat is een AI-telefooncentrale precies?
Een dienst die uw oproepen beantwoordt met een spraakassistent: een artificiële intelligentie die spreekt en begrijpt. Hij zegt dat hij een AI is, begrijpt de vraag in het Frans of Engels, noteert een duidelijk bericht, geeft dringende oproepen door aan een mens en kan een afspraak voorstellen. Bij Secondia installeren en beheren wij hem voor u: u hoeft niets in te stellen.
Moet ik van nummer veranderen?
Nee. Uw klanten bellen hetzelfde nummer. We stellen samen met u een doorschakeling in (uw oproepen gaan naar de assistent), bij uw operator of op uw telefooncentrale. Voor alle oproepen, of alleen wanneer u niet opneemt. U kunt ze op elk moment uitschakelen. De stappen staan in de sectie « Uw huidige nummer ».
Is Secondia een Belgische onderneming?
Juridisch nog niet. Secondia is vandaag de handelsnaam van een eenmanszaak geregistreerd in Australië; een vennootschap naar Belgisch recht is in oprichting en neemt de dienst voor Europese klanten over zodra ze is ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. De dienst is ontworpen voor België (prijzen in euro excl. btw, lokale praktijk) en de oprichter is rechtstreeks bereikbaar. Details in onze wettelijke vermeldingen.
Wie beheert de assistenten?
Secondia is een onafhankelijke studio opgericht door Enzo Vanes. Elke instelling wordt door ons voorbereid en persoonlijk met u gevalideerd vóór de start. Daarna volgen wij de dienst op: u krijgt elke maand een rapport en de assistent geeft het over aan u volgens uw regels. De gebruikte artificiële intelligentie komt van Anthropic (verwerker vermeld in onze DPA, de overeenkomst over uw gegevens).
Wat gebeurt er als de assistent zich vergist?
Ten eerste is hij ontworpen om niet te improviseren: buiten het afgesproken kader noteert hij het bericht en geeft het aan u door. Gebeurt er toch een fout, dan meldt u die via uw klantenportaal. Wij antwoorden binnen 24 werkuren, corrigeren zijn instructies, en de continuïteitsgarantie geldt. Wordt het afgesproken doel niet gehaald, dan werken wij verder zonder het abonnement te factureren tot het wel gehaald wordt. De installatie blijft echter verschuldigd. Er is nooit een vaste looptijd.
Hoeveel minuten zijn inbegrepen, en daarna?
300 belminuten per maand met Onthaal Essentieel, 600 met Onthaal Kantoor, 1 000 met Systeem Kantoor ; formule op maat: volgens wat wij opnemen. Daarboven 0,50 € excl. btw per minuut, gefactureerd de maand nadien. We verwittigen u wanneer u 80 % van uw minuten hebt gebruikt, en u kunt op elk moment naar een hogere formule.
Werkt het in het Nederlands?
Vandaag werken de agenten in het Frans en het Engels; het Nederlands is in voorbereiding. Is Nederlands uw eerste criterium, zeg het dan tijdens de diagnose: we antwoorden eerlijk.
Worden oproepen opgenomen?
Nee. Geen audio-opname: dat is zo bedoeld, van in het ontwerp. De assistent bewaart enkel de tekst van het gesprek (de transcriptie) en een samenvatting om ze aan u te bezorgen. Ze worden 30 dagen bewaard en daarna verwijderd. Details (rechtsgrond, rechten, verwerkers) op onze conformiteitspagina.
Werkt u in Namen, Luik, Charleroi of Brussel?
Ja: de dienst is op afstand en werkt overal in België: in Wallonië, Brussel en Vlaanderen (voorlopig in het Frans of Engels).
Hoeveel oproepen ontglippen u elke week?
Boek de gratis diagnose: een eerste gesprek van 30 minuten. We zeggen u eerlijk of een AI-assistent, een telesecretariaat of een aanwerving zinvol is voor het aantal oproepen dat u krijgt. Schriftelijk voorstel binnen 3 werkdagen.
Per beroep: artsen, advocaten, vakmensen, boekhoudkantoren — alle sectoren op /secteurs. En voor onbetaalde facturen: de dienst Aanmaningen (factuurherinneringen).