Standard téléphonique IA · Cabinets et PME en Belgique
Votre standard téléphonique IA. Chaque appel décroché.
Notre assistante IA répond en votre nom quand vous ne pouvez pas décrocher. Elle dit tout de suite qu'elle est une IA, note le message et vous l'envoie sous 15 min. Une urgence ? Elle passe l'appel à un humain. Préparé par nous, validé personnellement avec vous, en service sous 5 jours ouvrés.
Gratuit, 30 minutes, sans engagement.
Un standard téléphonique IA pour PME, concrètement, c'est quoi ?
Une assistante vocale qui répond à vos appels : toute la journée, ou seulement quand vous ne décrochez pas. Elle se présente comme une IA dès la première seconde, note le message et passe les urgences à un humain. Elle n'enregistre pas la voix. Secondia l'installe et la suit pour les indépendants et PME en Belgique : dès 149 €/mois hors TVA avec 300 minutes incluses, en service sous 5 jours ouvrés, sans engagement de durée.
Une réceptionniste virtuelle qui dit qu'elle en est une
Un standard téléphonique IA est une assistante vocale qui décroche à votre place. On l'appelle aussi réceptionniste virtuelle, accueil téléphonique IA, secrétariat téléphonique IA ou permanence téléphonique IA. Elle comprend ce que dit l'appelant et répond dans le cadre que vous avez fixé. Pour le reste, elle vous passe le message. Elle ne décide pas à votre place : elle prend les appels qui vous empêchaient de travailler.
Pour une PME ou un cabinet, le besoin est rarement « un robot qui parle » : c'est ne plus perdre l'appel du client qui tombe pendant une consultation, un chantier ou une audience, et ne plus payer un poste à temps plein pour une tâche qui occupe deux heures par jour. C'est exactement ce que fait cette assistante, et rien de plus.
Quatre choses qu'elle fait, dans cet ordre
1. L'IA s'annonce dès la première seconde
« Bonjour, vous êtes bien chez [votre entreprise], je suis l'assistante IA du cabinet. » Pas de prénom humain, pas de flou. La loi européenne sur l'IA (AI Act, art. 50) l'exige : l'appelant doit savoir qu'il parle à une IA. Cela le met aussi à l'aise.
2. Elle comprend la demande et note un message clair
Qui appelle, pourquoi, si c'est urgent, comment le rappeler. Vous recevez le message par SMS et dans votre espace client, en quelques lignes. Pas d'enregistrement à réécouter.
3. Les urgences sont transférées à un humain
Vous fixez les règles : certains mots (« urgence »), certaines heures, certains clients. L'appel est alors passé à votre ligne, à un collègue ou à un service de garde. L'assistante n'improvise pas : ce qui sort du cadre, elle vous le signale.
4. Elle propose et confirme un rendez-vous
Si vous le souhaitez, l'assistante propose des heures libres de votre agenda, confirme par SMS et envoie un rappel. Sans motif médical ni donnée sensible : une heure, un nom, un numéro.
Vous gardez votre numéro. Vos clients appellent le même.
Concrètement, on utilise un « renvoi d'appel ». C'est un réglage de votre ligne, comme sur un GSM : vos appels sont envoyés vers l'assistante au lieu de sonner dans le vide. Vous pouvez l'activer et le couper quand vous voulez.
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Le même numéro pour vos clients
Ils composent le numéro de vos cartes de visite, de votre site et de vos factures. Votre numéro reste chez votre opérateur : rien à résilier, rien à transférer.
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Vous choisissez quand l'assistante prend le relais
Soit pour tous les appels. Soit seulement quand vous ne décrochez pas après quelques sonneries, quand votre ligne est occupée ou en dehors de vos heures. Les choix possibles dépendent de votre ligne : on les vérifie avec vous.
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On règle le renvoi d'appel avec vous
Un renvoi d'appel envoie vos appels vers l'assistante au lieu de les laisser sonner dans le vide. Nous vous donnons pour cela un numéro propre à votre cabinet. Le réglage se fait chez votre opérateur (Proximus, Orange, Telenet, VOO…) ou sur votre central téléphonique (le système qui gère vos lignes au bureau), souvent avec un code à composer ou une option dans votre espace client. On le fait ensemble, au téléphone.
4
Des appels de test avant la mise en service
Sur votre vrai numéro, écoutés avec vous. Rien ne passe en service avant votre accord.
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Retour en arrière à tout moment
Vous coupez le renvoi et votre ligne sonne comme avant. Votre numéro reste le vôtre.
Bon à savoir : selon votre abonnement, votre opérateur peut facturer le trajet de l'appel renvoyé vers l'assistante. On regarde votre abonnement avec vous au moment de l'installation.
Les minutes incluses, et le prix si vous les dépassez
Accueil Essentiel
Installation 490 € hors TVA
300 min d'appels incluses par mois
Un service au choix : vos appels ou vos factures impayées
Accueil Cabinet
Installation 990 € hors TVA
600 min d'appels incluses par mois
Les deux services : vos appels et vos factures impayées
Système Cabinet
Installation 1 490 € hors TVA
1 000 min d'appels incluses par mois
Les deux services, plus le suivi CRM (tableau de bord visuel) inclus
Sur mesure
Installation dès 2 990 € hors TVA
Minutes incluses selon ce que nous prenons en charge
Plusieurs sites, logiciels de votre métier, tâches qui se répètent
Si vous dépassez les minutes incluses : 0,50 € hors TVA par minute, facturé le mois suivant. Nous vous prévenons quand vous avez utilisé 80 % de vos minutes. Vous pouvez passer à la formule supérieure à tout moment. Aucun appel n'est coupé en pleine conversation.
Secrétaire salariée, télésecrétariat humain, assistante IA gérée par nos soins
| Critère | Secrétaire salariée | Télésecrétariat humain | Secondia |
|---|---|---|---|
| Coût mensuel | ≈ 3 200 – 4 200 € de coût employeur (brut + ONSS + pécule) | Dès 129 €/mois + 1,29 – 2,10 € par appel traité (relevé marché 2026) | 149 € – 449 €/mois hors TVA + installation |
| Disponibilité | Heures de bureau, hors congés et absences | Plages contractuelles, souvent 8h-19h en semaine | Selon vos règles : toute la journée ou en débordement, y compris soirs, week-ends et jours fériés |
| Annonce à l'appelant | Une personne | Une personne (prestataire externe) | « Assistante IA de votre entreprise », dès la première seconde |
| Volume | Un appel à la fois | Facturation à l'appel, files d'attente aux pics | 300 à 1 000 min incluses selon la formule, plusieurs appels en même temps |
| Mise en place | Recrutement + formation : plusieurs semaines | Quelques jours à quelques semaines | Sous 5 jours ouvrés, configuration validée personnellement |
| Au-delà du téléphone | Agenda, courrier, accueil physique | Agenda parfois | Rappels de factures impayées, aide à vos clients, site web, être trouvé sur Google près de chez vous (formules) |
| Limites | Absences, départs du personnel, coût fixe | Qualité variable selon l'opérateur, pas de nuit | Pas d'accueil physique, pas de relationnel complexe, pas de donnée de santé |
Repères indicatifs, pas des promesses : ≈ 3 500 €/mois de coût employeur pour une secrétaire à temps plein en Belgique (fourchette 3 200 – 4 200 € selon commission paritaire et ancienneté) ; tarifs de télésecrétariat relevés sur les sites publics de prestataires belges en 2026. Détail dans nos comparatifs vs secrétaire et vs télésecrétariat.
Ses limites, écrites noir sur blanc
- —Elle ne remplace pas un accueil physique ni une négociation délicate : pour cela, l'humain reste meilleur. Les deux se combinent bien.
- —Elle ne traite aucune donnée de santé : pas de motif de consultation, pas de symptôme consigné. Un cabinet médical l'utilise pour les rendez-vous, les rappels et les questions administratives.
- —Elle ne téléphone jamais pour vendre : ni démarchage, ni rappel de facture par téléphone. Les rappels de factures se font par email.
- —Elle n'enregistre pas la voix. Elle garde le texte de l'appel (transcription) et un résumé, conservés 30 jours puis supprimés.
- —Quand elle ne sait pas, elle le dit, prend le message et vous le transmet. Elle n'invente pas de réponse.
Conformité : loi européenne sur l'IA, protection des données, téléphonie belge
La loi européenne sur l'IA (AI Act, art. 50) oblige à dire à l'appelant qu'il parle à une IA. Cette règle s'applique depuis le 2 août 2026 : notre assistante le dit dès la première seconde. Aucun enregistrement audio (en Belgique, il faut l'accord de tous les participants à l'appel). Le texte de l'appel et son résumé sont conservés 30 jours. Aucune donnée de santé, par contrat (le DPA, l'accord qui encadre vos données). Les sous-traitants, les droits des appelants et la base légale sont détaillés sur une page dédiée.
Lire la page conformité →Les questions qu'on nous pose avant de signer
Qu'est-ce qu'un standard téléphonique IA, exactement ?
Un service qui répond à vos appels avec une assistante vocale : une intelligence artificielle qui parle et comprend. Elle se présente comme une IA, comprend la demande en français ou en anglais, note un message clair, passe les urgences à un humain et peut proposer un rendez-vous. Chez Secondia, nous l'installons et la gérons pour vous : vous n'avez rien à régler.
Dois-je changer de numéro ?
Non. Vos clients composent le même numéro. On règle avec vous un renvoi d'appel (vos appels basculent vers l'assistante), chez votre opérateur ou sur votre central téléphonique. Pour tous les appels, ou seulement quand vous ne décrochez pas. Vous pouvez le couper à tout moment. Les étapes sont dans la section « Votre numéro actuel ».
Secondia est-elle une société belge ?
Pas encore au sens juridique. Secondia est aujourd'hui le nom commercial d'une entreprise individuelle enregistrée en Australie ; une société de droit belge est en cours de constitution et reprendra l'exploitation du service pour les clients européens dès son immatriculation à la Banque-Carrefour des Entreprises. Le service est conçu pour la Belgique (prix en euros hors TVA, vocabulaire et pratiques locales) et son fondateur est joignable directement. Le détail figure dans nos mentions légales.
Qui gère les assistantes ?
Secondia est un studio indépendant fondé par Enzo Vanes. Chaque réglage est préparé par nous, puis validé personnellement avec vous avant le démarrage. Ensuite, nous suivons le service : vous recevez un rapport chaque mois, et l'assistante vous passe la main selon vos règles. L'intelligence artificielle utilisée est fournie par Anthropic (sous-traitant cité dans notre DPA, l'accord qui encadre vos données).
Que se passe-t-il si l'assistante se trompe ?
D'abord, elle est conçue pour ne pas improviser : hors du cadre fixé, elle prend le message et vous le passe. Si une erreur survient malgré tout, vous nous la signalez depuis votre espace client. Nous répondons sous 24 h ouvrées, nous corrigeons ses instructions, et la garantie de continuité s'applique. Si l'objectif convenu n'est pas tenu, nous continuons sans facturer l'abonnement jusqu'à ce qu'il le soit. L'installation, elle, reste due. Il n'y a jamais d'engagement de durée.
Combien de minutes sont incluses, et après ?
300 minutes d'appel par mois avec Accueil Essentiel, 600 avec Accueil Cabinet, 1 000 avec Système Cabinet ; formule sur mesure : selon ce que nous prenons en charge. Au-delà, 0,50 € hors TVA par minute, facturé le mois suivant. Nous vous prévenons quand vous avez utilisé 80 % de vos minutes, et vous pouvez passer à la formule supérieure à tout moment.
Est-ce que ça marche en néerlandais ?
Aujourd'hui, les agents travaillent en français et en anglais ; le néerlandais est en préparation. Si le néerlandais est votre critère numéro un, dites-le lors du diagnostic : nous vous répondrons franchement.
Les appels sont-ils enregistrés ?
Non. Aucun enregistrement audio : c'est voulu dès la conception. L'assistante garde seulement le texte de l'appel (la transcription) et un résumé pour vous les envoyer. Ils sont conservés 30 jours puis supprimés. Le détail (base légale, droits, sous-traitants) est sur notre page conformité.
Intervenez-vous à Namur, Liège, Charleroi ou Bruxelles ?
Oui : le service est à distance, il fonctionne partout en Belgique : en Wallonie, à Bruxelles comme en Flandre (en français ou en anglais pour l'instant).
Combien d'appels vous échappent chaque semaine ?
Réservez le diagnostic gratuit : un premier rendez-vous de 30 min. On vous dit honnêtement si une assistante IA, un télésecrétariat ou une embauche a du sens pour le nombre d'appels que vous recevez. Proposition écrite sous 3 jours ouvrés.
Par métier : médecins, avocats, artisans, fiduciaires — tous les secteurs sur /secteurs. Et pour les factures impayées : le service Relances (rappels de factures).